Gestion Paie est un site d’information sur les différents moyens de gestion de la paie.
Nous vous proposons de nombreux articles pour comprendre et appliquer une meilleur gestion de votre processus de paie.
Sécurisez vos fiches de paie, réduisez vos coûts et optimisez vos connaissances en réglementation des salaires. L’objectif : que vous optimisez la gestion de vos salaires par le moyen le plus adapté à vos besoins.
Généralités sur la gestion de la paie
Gestionpaie.fr a pour vocation de vous expliquer les principaux avantages de la gestion de vos bulletins de salaires. La paie est l’une des fonctions de votre entreprise facilement externalisable et qui fait appel à des compétences pointues en termes de connaissances des réglementations en vigueur. Le phénomène d’externalisation qui voit le jour au début des années 90 prend de plus en plus d’ampleur en France et renforce ses positions.
Savez-vous que 40% des bulletins de paie édités en France comportent des anomalies liées à un manque de connaissance des législations en vigueur (Source : Ministère du travail). En 2007, l’URSSAF redresse 77% des PME contrôlées pour un montant moyen de 11 000 €. Source : Bilan du contrôle des cotisants 2007, Acoss). Ainsi ces redressements pourraient être évités grâce à une connaissance accrue des conventions collectives, réglementations salariales, maintien des évolutions légales. L’origine de ses redressements est principalement issue d’une méconnaissance des réglementations (54%), santé et sécurité (21%), grilles salariales et conventions collectives (19%).
Pour limiter les risques de redressement, faites appel à un professionnel du secteur tous en réduisant vos coûts liés à la gestion de cette activité.
Définition de la gestion de la paie
La gestion de la paie est un système de rémunération des employés et du calcul budgétaire des charges patronales et salariales en rapport avec cette rémunération.
Généralement, la gestion de la paie est administrée en interne à l’organisation par le biais du service comptable en collaboration avec la direction des ressources humaines. La gestion des salaires représente un facteur important du management des employés, car elle représente la contrepartie du travail accompli par les travailleurs. La gestion de la paie est un coût pour l’entreprise c’est pourquoi il apparaît nécessaire d’optimiser cette activité.
La gestion de la paie se matérialise via le bulletin de salaire qui constitue un document obligatoire périodique soumis à certaines règles.
Le bulletin de paie
Le bulletin de paie formalise le rapport employeur / employés car il représente la contrepartie de la prestation du travail accompli par le salarié. Le bulletin de salaire est un document obligatoire, périodique qui est soumis à la réglementation du Code du travail. Son objectif est de stipuler le bénéficiaire du salaire, le montant des rémunérations, et la manière dont elles sont calculées.
La méthode la plus courante est celle du salaire mensuel, qui repose sur le calcul du nombre d’heures de travail effectif par mois.
Au salaire de base, on peut ajouter les rémunérations variables (primes, avantages… etc.) pour obtenir la rémunération brute totale qui représente le socle de base pour le calcul des prélèvements sociaux. Les étapes de calcul du net à verser sont :
salaire de base + avantage en nature = salaire brut
salaire brut – (cotisation salariale + assedic + retraite) = salaire net
salaire net – (acompte + opposition au salaire + avantage en nature) = net à verser
Les différents types de gestion de la paie
Pour une entreprise il existe différentes modalités de gestion de la paie. De la gestion interne ou du simple audit à l’externalisation totale en passant par l’assistance logicielle ou humaine, les solutions sont nombreuses et il convient de choisir la plus appropriée à vos besoins ce qui permettra d’optimiser au mieux la gestion de vos salaires. Tour d’horizon des différentes modalités d’aide à la gestion votre paie.
L’audit de votre processus de paie vous permettra d’évaluer de nombreux critères à la fois quantitatif et qualitatif. L’audit de paie à comme objectif général d’identifier le potentiel d’évolution de votre gestion des salaires, de mettre en évidence les carences, les erreurs et les améliorations possibles de vos outils et de vos procédures de gestion de la paie. Enfin vous proposer un plan d’action pour répondre de manières personnalisées à vos besoins et impératifs en matière de gestion de la paie.
L’assistance logicielle ou humaine vous permet de garder la main sur votre processus de paie en vous assurant la conformité avec les réglementations légales mêmes les plus récentes tous en gardant la maîtrise de vos coûts. Cette solution vous permet de faire appel à un spécialiste de la gestion de la paie et ceci de manière pérenne tout en vous proposant des solutions externes et adaptées à votre organisation. Vous pouvez bénéficier d’assistance humaine, de logiciel d’aide à la gestion de vos salaires et des solutions d’hébergements sécurisés de vos données de gestion de la paie.
L’externalisation de votre paie vous affranchie de cette activité non rémunératrice vous pouvez ainsi vous recentrer sur vos cœurs des métiers. Grâce à l’externalisation des salaires, vous pouvez garder la maîtrise de vos coûts tout en augmentant vos marges, ceci sans investissement initial. À tout instant vous pouvez accéder à vos données via une interface client. L’externalisation des salaires vous garantit l’application stricte des réglementations légales même les plus récentes et un haut niveau de professionnalisme dans la gestion de cette activité. L’externalisation concerne par exemple le suivi des évolutions légales, la gestion des congés, des maladies, des acomptes, des virements de salaires, des indemnités de fin de carrières, des déclarations sociales, et la création des bulletins de salaires, de tableaux de suivis…etc.
Qu’est ce que la gestion d’entreprises
La gestion d’entreprise touche la totalité des ressources qui vont permettre d’atteindre des objectifs fixés dans le cadre de la politique de société définie auparavant. On sépare les ressources économiques, humaines, matérielles, logistiques, informationnelles… etc. L’organisation de société participe à l’évolution généralisée de l’efficacité de l’organisation, parce que la majorité des ressources d’une entreprise participent à son succès. Pour bâtir une gestion de société de qualité, il est nécessaire d’évaluer l’efficacité de chacune des ressources précisément et indépendamment les unes des autres pour distinguer celles qui seront optimisables. La plupart du temps la gestion de société est assistée par des progiciels de gestion d’entreprises ( PGI ou ERP dans la langue de shakespeare ) ou des logiciels de gestion de la production assistée par ordinateur ( GPAO ).
L’organisation d’entreprise distingue 3 domaines d’intervention. La planification : il s’agit d’organiser sur une échelle de temps la mission de l’organisation et de repartir les ressources, la segmentation des charges de travail et leurs durées. La mesure et le contrôle : récolter des données pertinentes pour établir un bilan ou une expertise de suivi des diverses activités. La réaction : harmoniser l’organisation de la société en fonction des constats tirés en amont.
La gestion d’entreprise offre aux décideurs de l’organisation les éléments obligatoires à la prise de décisions. Une bonne gestion de société est un facteur clef de succès : elle est garante d’ une réactivité rapide ( aux évolutions du secteur, de la sollicitation, de l’adversité, des finances… ) et garantit donc à l’entreprise une flexibilité vis-à-vis de son marché synonyme de compétitivité et de réussite.
Qu’est ce que l’externalisation ?
L’externalisation désigne le déplacement de tout ou partie d’une fonction, d’un service vers un partenaire extérieur à l’entreprise, qui possède une forte expertise et expérience sur la fonction ou le service confié. L’externalisation est un vrai choix stratégique pour une organisation, qui concentre alors ses efforts sur le cœur de son activité, sur ce qui est vraiment maîtrisé.
Malgré l’idée générale, l’externalisation s’applique autant aux organismes publics que privés. Souvent l’externalisation concerne des activités considérées non stratégiques ou non productrices de valeurs dans le but d’en réduire leurs coûts, à l’exemple de l’externalisation des salaires, l’externalisation commerciale ou stratégique. À la différence de la sous-traitance ou de la prestation extérieure de services, l’externalisation engage la responsabilité de l’entreprise proposant ses services.
Quels sont les avantages de l’externalisation ?
Ce processus permet à l’organisation qui externalise de se recentrer sur ses activités rémunératrices ou à meilleures rentabilités et finalement accroître sa valeur ajoutée. Elle gagne ainsi en efficacité puisqu’elle confie une partie de sa gestion structurelle à des experts.
– Réduire et contrôler les coûts opérationnels
– Amélioration de l’entreprise, car elle produit autant pour une meilleure qualité à prix égale
– Flexibilité des activités externalisées, et réduction des charges fixes (salaire, charges sociales)
– Accès à une équipe qualifiée et spécialisée
– Accéder à des nouvelles compétences sans surcoût opérationnel
– Respect des normes, des règles en vigueur de la fonction externalisée
– Pas de souci d’absence du personnel interne
– Délai d’exécution plus rapide
Pourquoi externaliser sa gestion de la paie
Les règles de traitement administratif de la gestion de la paie sont en constante évolution : modification des bases et des taux de cotisations, modifications réglementaires ou conventionnelles. La gestion de la paie nécessite de se maintenir informé en permanence de ces évolutions, et ce n’est pas une mince affaire.
Pour contourner cette contrainte un certain nombre d’entreprises choisissent d’externaliser la gestion de la paie ainsi que les responsabilités y incombant.
Cela vous permet de :
– Recentrer les préoccupations de votre service RH sur la gestion de l’humain.
– Bénéficier des dernières évolutions des logiciels de paie sans se soucier des mises à jour.
– Maîtrisez vos coûts.
– Ne pas vous préoccuper des mises à jour réglementaires.
– La veille et la mise à jour des évolutions réglementaires (lois, conventions collectives…)
– Déléguer le traitement de la paye
– Ne pas gérer la gestion des acomptes mensuels, des congés, des RTT, des arrêts de travail
– S’assurer de la ponctualité des virements de salaires
– Faire réaliser l’édition, mise sous plis et le routage des bulletins
– Se décharger de travaux fastidieux tels que les différentes déclarations : URSSAF, ASSEDIC, DADS U…
Qui externalise les processus de gestion de la paie
D’après une enquête menée conjointement entre Demos et L’EOA il n’y aurait que 38,1% des entreprises interrogées qui internalisent encore leurs processus de gestion de la paie. Ainsi, ce sont 14,3% qui ont uniquement sous-traité le traitement informatique de la paie, 9,5% qui bénéficient des services d’un centre de service mutualisé. Enfin, 38,1 % ont totalement externalisé leurs processus de gestion de la paie via un prestataire extérieur. Plus précisément, ce sont davantage les Tpe qui délèguent la gestion de la paie à des spécialistes de l’externalisation salariale. Concernant les PME elles sont moins enclines à confier leurs gestions des salaires pourtant nombreux sont les avantages d’opérer cette transition.
Externaliser la gestion de la paie ne doit pas être une fin en soie même si la réduction des coûts de gestion est intéressante d’autres facteurs en justifient sa sous-traitance.
Recentrer la fonction RH sur des activités stratégiques. La gestion de la paie est un travail compliqué ennuyeux et risqué, en l’externalisant ce sont les Ressources Humaines qui peuvent monter en valeur stratégique et se concentrer sur les formations, les entretiens, les recrutements…etc.
Réduire les risques. Les risques et leurs conséquences sont considérablement réduits grâce à l’externalisation salariale, car ce sont des spécialistes de la paie qui se chargent de cette tâche et de la veille légale. Ainsi ce c’est une véritable expertise en droit sociale d’autant plus qu’en dix ou quinze ans le Code du travail et la législation sur la paie se sont complexifiés. N’oubliez pas que s’il advient un problème c’est l’entreprise qui peut se voir assigner devant les prud’hommes.
Réduire les coûts Passer via un prestataire vous permet de ne plus avoir à investir dans des logiciels ou outils. De plus, la gestion de la paie ne dépend plus d’une personne ou de compétence en interne. L’entreprise n’est plus sensible aux absences, départs, recrutements et formations liés à la gestion de la paie. De plus, le coût moyen d’une gestion interne se situe entre 23 et 43 euros par salarié tandis qu’en externalisation celle-ci se situe entre 12 et 25 euros ce qui équivaut à une réduction de 20 à 30 % sans oublier le gain pour l’entreprise liée à la flexibilité.